Muchos negocios funcionan con una mezcla de hojas de cálculo, papeles y grupos de WhatsApp. Funciona, hasta que deja de hacerlo. Estos son los pasos que sigo para ordenarlo sin parar el negocio.
1. Apunta lo que se hace a mano
Durante una semana, anota cada tarea que se repite, quién la hace, con qué herramienta y cuánto tiempo lleva. Pasar pedidos del correo a una hoja, preparar presupuestos o apuntar horas son ejemplos típicos.
2. Elige lo que más duele
No hace falta digitalizarlo todo a la vez. Empieza por la tarea que más tiempo te quita o que más errores provoca.
3. Mira primero lo que ya existe
Para algunas tareas ya hay programas que encajan bien y salen más baratos que hacer algo a medida. Merece la pena probarlos. Lo a medida tiene sentido cuando ninguno se adapta a tu forma de trabajar o te obliga a usar varios a la vez.
4. Empieza pequeño
Una primera versión que resuelva solo ese problema se pone en marcha antes y te deja comprobar si funciona. A partir de ahí se amplía.
5. Aprovecha lo que ya tienes
Los datos de tus hojas de cálculo se pueden importar, así que no se empieza de cero.
6. Cuenta con tu equipo
Quien va a usar la herramienta cada día es quien mejor sabe qué le sobra y qué le falta. Enséñasela pronto y escucha lo que te diga.
Si quieres ver cómo quedaría en tu caso, mira los ejemplos o cuéntame qué usáis hoy.